Guía paso a paso para solicitar el Certificate of Authority en EE.UU.

Si ya tienes una LLC creada en EE.UU. y estás listo para operar en otro estado, hay un paso legal obligatorio que no puedes omitir: solicitar el Certificate of Authority. Antes de contratar personal o firmar contratos en otro estado, la LLC debe obtener previamente el Certificate of Authority.

El Certificate of Authority es un requisito legal indispensable para operar fuera del estado de origen. Es la autorización legal que habilita a tu LLC a operar como entidad “extranjera” en un estado distinto al de su formación inicial. Omitirlo puede derivar en multas, nulidad de contratos e incluso la imposibilidad de actuar legalmente en tribunales locales.

Aquí encontrarás cuándo tu LLC necesita este permiso, cómo solicitarlo y qué obligaciones genera. Todo desde un enfoque legal riguroso, pero accesible, especialmente pensado para fundadores latinoamericanos.

¿Qué es el Certificate of Authority y por qué puede necesitarlo tu LLC?

Cuando una LLC fue creada en un estado —por ejemplo, en Florida— pero empieza a operar en otro —como Texas—, se considera una foreign LLC en ese nuevo territorio. Es decir, está actuando como una entidad extranjera ante la legislación local.

Para que dichas operaciones sean legales, la empresa debe realizar una Foreign Qualification: un proceso por el cual se solicita autorización al estado de destino.

El resultado de ese proceso es el Certificate of Authority, documento que respalda legalmente la actividad operativa de tu empresa fuera de su estado de origen.

Dependiendo del estado operar sin este certificado puede acarrear serias consecuencias: multas económicas, nulidad de contratos firmados, y en muchos casos, la inhabilitación para litigar o demandar a clientes en tribunales estatales.

Pero, ¿cómo saber si tu caso aplica?

¿Cuándo una LLC debe registrar una Foreign Qualification?

¿Qué se considera “hacer negocios” en otro estado?

El concepto de “hacer negocios” no está definido de forma uniforme en todo EE.UU., pero existen indicadores comunes que los estados suelen tomar como referencia. Debes contemplar hacer la Foreign Qualification si tu empresa realiza alguna de las siguientes actividades en un estado distinto al de formación:

• Abrir una oficina, almacén o local comercial.
• Contratar empleados que residen en ese estado.
• Vender bienes o prestar servicios de forma recurrente.
• Celebrar contratos que se ejecutan localmente.
• Poseer propiedades, maquinaria o inventarios físicos en ese estado.

Como cada estado puede interpretar su alcance de manera distinta, se recomienda revisar su regulación específica o consultar con un asesor legal con experiencia local. Puedes profundizar en este tema en nuestra cómo saber si tu LLC está operando legalmente en otro estado.

Caso frecuente en empresas latinas: registrar la LLC en un estado y operar en otro

Es muy común que emprendedores latinoamericanos elijan constituir su LLC en estados como Delaware, Florida o Wyoming por sus ventajas fiscales, trámites accesibles y costos iniciales reducidos.

Sin embargo, al crecer el negocio, muchos comienzan a operar en otros estados —por ejemplo, California o Texas— sin completar la Foreign Qualification correspondiente.

Un caso frecuente ilustra esto claramente:

Carolina, desde Chile, registra su LLC en Wyoming por su bajo costo de mantenimiento anual. Meses después, firma acuerdos de distribución con clientes en Nueva York y empieza a enviar pedidos semanalmente desde un centro logístico en ese estado. Aunque Carolina no abrió una oficina física en Nueva York, su presencia comercial allí activa la obligación de registrar su LLC como entidad extranjera en ese estado.

Si te identificas con un caso similar, es momento de preparar los requisitos esenciales.

Requisitos previos antes de solicitar el Certificate of Authority

Designar un Registered Agent en el estado de destino

El Registered Agent es quien representa a tu empresa para la recepción de notificaciones legales y requerimientos estatales. Debe tener una dirección física válida en el estado donde deseas operar, y estar disponible durante el horario comercial.

Según la normativa del estado de destino, este requisito es obligatorio para poder presentar la solicitud. Es recomendable trabajar con un proveedor profesional y experimentado en este rol. En esta nota detallamos la importancia y funciones del Registered Agent.

Reunir los documentos necesarios

Para ingresar la solicitud, debes contar con una serie de documentos, emitidos y actualizados desde el estado donde fue formada tu LLC:

• Certificate of Good Standing, que acredita que la entidad está activa y al día con sus obligaciones.
• Articles of Organization (o Estatutos de constitución de la LLC).
• Formulario oficial de aplicación del estado receptor, disponible en el sitio del Secretary of State correspondiente.

Si todavía no los tienes o quieres verificar su formato, puedes revisar esta guía práctica con ejemplos reales de documentación requerida.

Cómo completar la solicitud del Certificate of Authority paso a paso

Completar el formulario estatal

Una vez reunidos los documentos, deberás completar el formulario de solicitud con los datos de tu empresa. Generalmente se te pedirá:

• Nombre legal completo de la LLC.
• Estado y fecha de constitución original.
• Dirección comercial principal y posible dirección operativa en el nuevo estado.
• Datos del Registered Agent designado.
• Descripción general de la actividad económica que desarrollarás en ese estado.

Algunos estados permiten enviar este formulario en línea, mientras que otros requerirán un envío postal. Verifica siempre las opciones disponibles en el portal oficial del Secretary of State.

Pagar la tarifa estatal

Cada estado fija su propia tarifa para procesar este tipo de solicitud. Algunos ejemplos actuales:

• Texas: USD 750.
• California: USD 70 (más posibles tasas fiscales adicionales).
• Florida: USD 125.

Estos montos pueden cambiar, por lo que te recomendamos siempre confirmarlos en el sitio web oficial de la autoridad estatal. Para ayudarte en tu análisis, puedes consultar también esta comparativa de estados más económicos para Foreign Qualification.

Enviar la solicitud y esperar la confirmación

El proceso de envío dependerá del estado. Puede ser 100% digital o mediante correo postal. Tras presentar tu documentación, el tiempo de respuesta varía entre 3 días a 4 semanas, aunque algunos estados ofrecen servicios exprés.

Una vez aprobado el trámite, recibirás tu Certificate of Authority, documento que deberás conservar ya que pueden solicitarlo bancos, clientes institucionales o entes gubernamentales.

Recuerda: este no es el final del proceso. Existen obligaciones que debes mantener actualizadas.

Obligaciones a cumplir después de obtener el Certificate of Authority

Reportes anuales y mantenimiento de la entidad

Desde el momento en que obtienes el certificado, tu LLC extranjera deberá cumplir con las mismas obligaciones que las domestic LLC, en ese estado:

• Presentar reportes anuales o bienales.
• Actualizar información societaria ante el Secretary of State.
• Renovar licencias locales o municipales (si aplica).

Descuidar estas obligaciones puede generar desde multas hasta la suspensión del permiso para operar, lo cual anula automáticamente la protección legal que otorga el Certificate of Authority.

Impuestos estatales y declaraciones fiscales

Según la naturaleza y volumen de tus operaciones, tu LLC puede estar sujeta a:

• Franchise Tax (impuesto a la franquicia, común en Texas).
• Sales Tax por ventas efectuadas dentro del estado.
• Otros tributos locales en base al tipo de actividad o ingreso.

Debes tener en cuenta que obtener el Certificate of Authority no genera automáticamente una doble tributación. Sin embargo, sí es probable que debas realizar presentaciones fiscales en uno o ambos estados. Te recomendamos consultar con un profesional especializado en fiscalidad federal y estatal.

Errores comunes al gestionar la Foreign Qualification

• Iniciar operaciones en otro estado sin haber gestionado la Foreign Qualification: esto acarrea consecuencias como nulidad de contratos y pérdida de cobertura legal.
• Asumir que basta con formar la LLC en un estado barato para operar a nivel nacional sin requisitos adicionales. Esto es incorrecto y puede ser costoso.
• Olvidar que cada estado donde se obtiene el Certificate genera nuevos compromisos administrativos y fiscales, como reportes y renovaciones.

Consideraciones especiales para empresas latinoamericanas

Fundar y operar una LLC en EE.UU., a distancia y desde otro país, trae desafíos adicionales para quienes viven en América Latina:

• Idioma técnico legal, que muchas veces puede generar malentendidos.
• Diferencias horarias y ausencia de dirección física que dificultan la interacción con autoridades locales.
• Desconocimiento sobre cómo los estados evalúan la presencia empresarial.

Para evitar riesgos y mantener la estructura en regla, conviene:

• Contar con Registered Agents confiables en cada estado donde operes.
• Trabajar con asesores legales o fiscales habituados a estructuras multiculturales y empresas en expansión.
• Analizar dónde realizas efectivamente tus actividades usando indicadores como contratos, proveedores, direcciones de envío o conexiones IP.

Muchos fundadores latinos operan ya en más de un estado sin saber que están en una zona de riesgo legal. Evaluar tu situación actual es el mejor primer paso para actuar con previsión.

Evita sanciones legales entendiendo el proceso completo

Obtener el Certificate of Authority no es opcional si tu LLC está operando fuera del estado donde fue constituida. Es un requisito legal que, de no cumplirse, puede exponerte a sanciones, litigios inválidos y pérdida de protección corporativa ante terceros.

En esta guía analizamos:

• Qué es una LLC extranjera y cómo se aplica la Foreign Qualification.
• Cuándo y por qué debes solicitarla.
• Qué documentos necesitas y cómo presentar la solicitud paso a paso.
• Qué hacer una vez obtenido el certificado para mantenerlo activo legalmente.

Si ya tienes operaciones o ventas fuera del estado de origen, es el momento ideal para hacer un diagnóstico legal. En Defentux podemos ayudarte a trazar el camino legal correcto que proteja tu negocio.

Si necesitas profundizar, estas guías amplían los temas más importantes:

• Solicitud del Certificate of Authority paso a paso
• Por qué es fundamental la Foreign Qualification

Aspectos clave que los fundadores deben tener claros

¿Puedo recibir una multa por no tener el Certificate of Authority?

Sí. Las LLC que operan sin este certificado pueden recibir sanciones económicas e incluso quedar inhabilitadas para presentar demandas o validar contratos en tribunales del estado donde operan. Es un riesgo legal serio que debe evitarse.

¿Tengo que pagar impuestos en ambos estados si registro mi LLC como extranjera?

No necesariamente. Todo depende de dónde se generan los ingresos. Aunque quizás debas presentar informes en varios estados, no siempre tendrás que pagar en ambos. Un asesor fiscal especializado puede ayudarte a determinar tu situación exacta.

¿Debo solicitar un nuevo EIN al hacer la Foreign Qualification?

No. El EIN (Employer Identification Number) es único para cada LLC a nivel federal y se mantiene sin importar en cuántos estados operes. Lo que sí cambia son los registros y obligaciones locales.

¿Cómo sé si lo que hago cuenta como «hacer negocios» en otro estado?

Depende de varios factores: ubicación de tus clientes, contratos firmados, presencia logística o de empleados, entre otros. Esta guía para evaluar si tu LLC está haciendo negocios en otro estado. Lo ideal es consultar con un experto legal en el estado donde operarás.

¿Cuánto demora obtener el Certificate of Authority?

El plazo varía considerablemente entre estados. Puede tomar desde pocos días hasta varias semanas. Algunos ofrecen modalidad exprés por una tarifa adicional. Verifica los tiempos actuales en el sitio del Secretary of State respectivo.

🔗 Fuentes consultadas

• Uniform Limited Liability Company Act (ULLCA, 2006) — Utilizada como base legal para definir qué es una foreign LLC y en qué casos corresponde realizar la foreign qualification y obtener el Certificate of Authority, conceptos desarrollados en las primeras secciones de la guía.
• Secretary of State – California (Business Entities) — Fuente oficial para validar el procedimiento de registro de entidades extranjeras (foreign LLCs), los requisitos formales del trámite y la documentación exigida para operar legalmente en el estado de California.
• Secretary of State – Texas (Business & Nonprofit Forms) — Respaldan el proceso de foreign qualification en Texas, incluyendo el uso del Formulario 304 (Application for Registration of a Foreign Entity) y los requisitos legales para obtener el Certificate of Authority.
• Florida Department of State – Division of Corporations (Sunbiz) – LLC Fees — Referencia oficial de tarifas estatales y formularios para registrar LLC extranjeras y obtener el Certificate of Authority en Florida.

✏️ Publicado por

Analía Comerci
Autor

Abogada experta en procesos de LLC en EE.UU., con amplia trayectoria. Coordina las aperturas frente a las Secretarías de cada Estado, asegurando tiempos rápidos y máxima eficiencia. Es una figura clave en la atención legal de Defentux por su precisión, experiencia y compromiso con cada cliente.

✅ Validado por

Manuel Crespo
Revisor

Co-Fundador y COO en Defentux. Abogado especializado en Derecho Empresarial con experiencia en firmas como Beccar Varela y Baker&McKenzie. Fundó una Legaltech a los 22 años y luego co-fundó Defentux, donde lidera la estrategia para ayudar a emprendedores a crear y mantener empresas en EE.UU. Participó en programas de aceleración de Emprelatam, Endeavor y es miembro de Global Shapers.

📌 Historial de actualizaciones

• 30 de enero de 2026: Actualización y documentación de fuentes oficiales de consulta utilizadas para el desarrollo del contenido. por Analía Comerci
• 30 de enero de 2026: Revisión legal y validación de la coherencia normativa del contenido. por Manuel Crespo